Zoom Cloud Meeting là gì? Cách tải và sử dụng phần mềm Zoom Meeting

Họp trực tuyến hay hội nghị trực tuyến với phần mềm Zoom Meeting đang dần trở nên phổ biến trong rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Vậy Zoom Cloud Meeting là gì?

Phần mềm Zoom Cloud Meeting là gì?

Zoom Cloud Meeting được biết đến là một giải pháp cung cấp dịch vụ hội nghị truyền hình nổi bật dựa trên đám mây giúp các doanh nghiệp và tổ chức dễ dàng triển khai các cuộc họp trực tuyến từ bất cứ đâu, kể cả ngay trên các thiết bị di động như smartphone hay tablet.

Hiện nay, phần mềm Zoom đang được đánh giá là một ứng dụng phần mềm hoàn hảo cho những người hay đi công tác hoặc hay di chuyển từ nơi này đến nơi khác. Ngoài ra, Zoom còn là giải pháp tối ưu dành cho cho cuộc họp trực truyến giữa các phòng ban với nhau.

Ưu điểm của phần mềm Zoom Cloud Meeting

Không phải đơn thuần Zoom được nhiều người đánh giá cao như vậy. Những ưu điểm của Zoom thực sự là rất đáng nể trong việc chọn lựa giải pháp để họp hoặc hội nghị trực tuyến. Dưới đây là những ưu điểm của Zoom:

1. Chất lượng cuộc gọi ổn định, chia sẻ màn hình với độ nét cao

Chất lượng âm thanh của Zoom đang được đánh giá rất tốt và ổn định, cho cuộc họp được diễn ra xuyên suốt, không bị đứt quãng. Ngoài ra, việc chia sẻ màn hình với độ nét cao cũng là một điểm vô cùng lợi thế của Zoom , giúp cho việc xem chi tiết thông tin chia sẻ không gặp khó khăn hay trở ngại.

2. Hỗ trợ đa nền tảng, thiết bị

Zoom được phát triển đa nền tảng như Windows, Mac, iOS, Android và thiết bị từ máy tính đến điện thoại di động. Điều này giúp cho việc sử dụng Zoom trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bên cạnh đó phần mềm họp trực tuyến Zoom Cloud Meetings có thể kết bạn và mời bạn bè sử dụng thông qua Email.

3. Hiện đại hóa cuộc họp cho doanh nghiệp

Với nhiều doanh nghiệp đang hoạt động ngoài thị trường thì việc sử dụng Zoom để hỗ trợ cho việc họp online sẽ mang đến sự tương tác một cách mới mẻ  và chủ động trong công việc hơn. Các cuộc họp có thể được lưu cục bộ hoặc vào đám mây, dễ dàng tìm kiếm những lời thoại được thu âm trong quá trình họp. Ngoài ra, khả năng cho phép người tham gia chia sẻ màn hình của họ và  trao đổi và kèm thêm bản ghi chú của mỗi bên khi có yêu cầu.

Sử dụng phần mềm Zoom Cloud Meeting có tốn phí không?
Đây chắc hẳn là câu hỏi của nhiều người quan tâm. Đối với phần mềm Zoom thì sẽ có 2 dạng đó là bản miễn phí và bản trả phí, tùy vào mục đích sử dụng mà chúng ta có thể chọn 1 trong 2 phương án này.

1. Đối với bản miễn phí
Bản miễn phí của Zoom sử dụng cũng khá ổn, tuy nhiên sẽ bị giới hạn nhiều tính năng ưu việt. Với bản miễn phí này sẽ thích hợp với những hội nhóm nhỏ và thời gian họp giới hạn. Dưới đây là những đặc điểm của phiên bản này:

– Một cuộc họp, hội nghị trực tuyến diễn ra dưới 40 phút.

– Số lượng người kết nối tối đa 50 người.

– Không có bản báo cáo cuộc họp.

– Giới hạn dụng lượng lưu trữ.

2. Đối với bản trả phí
Đối với những doanh nghiệp cần có sự đa dạng hóa trong cuộc họp thì nên sử dụng bản này. Ngoài những tính năng cơ bản hiện có, bản trả phí còn có thêm những tính năng như: thêm số lượng người kết nối, tăng thời gian họp lên 24h, báo cáo, ghi âm, địa chỉ URL tùy biến…

Về mức chi phí và những tính năng của từng gói cụ thể, các bạn có thể tham khảo tại Bảng tính năng và chi phí của phần mềm Zoom meeting để biết chi tiết hơn cho nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mình nhé

Sử dụng phần mềm Zoom Cloud Meeting cần những gì?
Đầu tiên chúng ta cần có tài khoản để loggin vào để sử dụng phần mềm. Với tài khoản này, bạn có thể đăng ký bản miễn phí hoặc mua tài khoản để sử dụng tối đa những tính năng mà Zoom mang lại.

Tiếp theo chúng ta cần những thiết bị để kết nối như máy tính, laptop, smartphone… Dựa vào yêu cầu của các Doanh nghiệp, để cuộc họp trở nên chuyên nghiệp và chất lượng hơn thì sẽ cần trang bị thêm những thiết bị như: camera, micro, TV, máy chiếu…

Bạn có thể tham khảo những trang thiết bị cho phòng họp tại: Những trang thiết bị họp trực tuyến cần thiết cho cá nhân và doanh nghiệp

Cách đăng ký và tải phần mềm Zoom Cloud Meeting

1. Cách đăng ký tài khoản Zoom

Đầu tiên chúng ta cần mở 1 trình duyệt web bất kỳ và truy cập theo đường dẫn: https://zoom .us

Ở góc phải trên của trang chủ của web có nút SIGN UP, IT’S FREE. Chúng ta tích chọn để đăng ký tài khoản mới

Chúng ta điền email muốn đăng ký sử dụng, sau đó bấm vào nút Sign Up

Sau khi chúng ta thao tác xong, Zoom sẽ gửi 1 email kích hoạt vào mail mà chúng ta vừa đăng ký. Truy cập vào mail và kích hoạt tài khoản

Sau khi bấm kích hoạt, chúng ta sẽ được điều hướng đến trang điền thông tin tài khoản. Tại đây chúng ta điền các thông tin của mình vào.

Một điều lưu ý là một khẩu của chúng ta phải có độ dài tối thiểu 8 ký tự, có ít nhất 1 chữ (a, b, c…), 1 số (1, 2, 3…) và bao gồm cả chữ IN HOA và chữ thường. Mật khẩu không được đặt các dạng như 11111111 hay aaaaaaaa hoặc những mật khẩu dễ đoán như 12345678, abcdefgh….

Sau khi điền xong hết chúng ta bấm vào Continue để tiếp tục đến phần tiếp theo

Ở bước tiếp theo, chúng ta có thể mời bạn bè sử dụng Zoom bằng cách nhập email của họ vào sau đó nhấp Invite

Chúng ta có thể bấm Skip this step để bỏ qua bước này

Như vậy là đã xong quá trình tạo tài khoản Zoom . Cũng khá đơn giản đúng không nào!

2. Cách tải và cài đặt phần mềm Zoom
Phía trên là cách để tạo tài khoản, để sử dụng tốt và ổn định, chúng ta nên tải ứng dụng Zoom theo đường dẫn sau: https://zoom .us/download. Có khá nhiều tiện ích để sử dụng, tuy nhiên phổ biến nhất vẫn là 2 dạng đó là Zoom trên máy tính và Zoom trên smart phone.

– Tải Zoom cho máy tính: Tại đây

– Tải Zoom cho điện thoại. Đây là ứng dụng rất hữu ích giúp cho những người thường xuyên di chuyển bên ngoài có thể họp dễ dàng hơn.

**Cách cài phần mềm Zoom Cloud Meeting cho máy tính

Bước 1 : Sau khi tải file Zoom Installer.exe cài đặt về xong, chúng ta nhấp mở để tiến hành cài đặt phần mềm

Bước 2: Chờ trong khoảng 30s để phần mềm được cài đặt vào máy

Cách sử dụng phần mềm Zoom Cloud Meeting
Sử dụng Zoom cũng khá đơn giản, vì có nhiều thiết bị nên trong bài viết này, chúng tôi chỉ xin giới thiệu cách sử dụng và tạo phòng họp trên máy tính vì đây là cách hiện đang được phổ biến nhất.

1. Khởi động phần mềm
Ở màn hình máy tính, nhấp chuột vào biểu tượng phần mềm Zoom để khởi động phần mềm.

2. Đăng nhập vào Zoom
Chúng ta chọn vào Sign in, sau đó nhập tài khoản và mật khẩu đã được tạo trước đó để đăng nhập vào Zoom

Sau khi đăng nhập, giao diện của Zoom sẽ có 4 mục chính

– New Meeting: Tạo và bắt đầu một cuộc họp ngay

– Join: Tham gia vào 1 cuộc họp nào đó

– Schedule: Lên lịch cho một cuộc họp

– Share screen: Chia sẻ cho một cuộc họp với ID đã biết

3. Tạo phòng họp (New Meeting)
Bấm chọn vào New Meeting để bắt đầu tạo một cuộc họp mới. Có 2 cách tạo phòng họp: cách mặc định và cách mở rộng như hình bên dưới

4. Mời người khác vào phòng họp
Để mời người khác vào phòng họp, chúng ta chỉ cần bấm vào Invite. Sau đó có thể gửi email hoặc theo danh bạ có sẵn để mời người khác vô phòng họp

Nếu mời bằng email thì người được mời chỉ cần nhấp vào link trong mail là có thể vào phòng họp.

5. Lên lịch họp trong tương lai (Schedule)
Để lên lịch họp trong tương lai, tại giao diện sau khi vừa đăng nhập vào Zoom , chúng ta chọn vào Schedule để lên lịch.

– Topic : Tên phòng họp

– Start : thời gian bắt đầu họp

– Duration : thời lượng cuộc họp, họp trong bao lâu

– Time zone : múi giờ họp (Thường được dùng trong trường hợp họp với các đối tác nước ngoài)

– Require meeting password : đặt mật khẩu cho phòng họp

– Calender : cho phép gửi mail lên lịch từ outllook hoặc gmail

6. Tham gia vào một cuộc họp đang diễn ra
Trong giao diện chính, chọn vào ô chức năng Join, sau đó nhập những thông tin ở ô chức năng để tham gia vào một cuộc họp đang được diễn ra

7. Chia sẻ màn hình
Để chia sẻ màn hình cho một cuộc họp. Trong giao diện chính chúng ta sẽ chọn vào ô chức năng Share Screen, sau đó nhập ID hoặc Share Key của phòng họp đó.

Việc họp trực tuyến trong doanh nghiệp đang là nhu cầu rất cần thiết cho các doanh nghiệp. Hãy đăng ký phần mềm Zoom Cloud Meeting ngay hôm nay để có những trải nghiệm tốt nhất!